Ci sono due tipi di organizzazioni aziendali: quelle che tendono ad abusare delle riunioni, indicendone una al minuto e quelle che, invece, tendono a non incontrare mai i propri responsabili o collaboratori salvo in occasioni speciali come Natale o Pasqua, oppure in via del tutto straordinaria, quando le cose “non vanno per niente bene”.

È quindi molto importante che si valuti sempre la motivazione per la quale si decide di riunirsi, capendo se possa essere un’opportunità o, al contrario, qualcosa che rallenta il regolare andamento del flusso lavorativo: l’obiettivo che si vuole raggiungere organizzando una riunione non è da sottovalutare.

Bisogna quindi dare un senso alla riunione aziendale, affinché chi si riunisce non abbia la sensazione di star perdendo del tempo, ma capisca che avere un confronto di tanto in tanto è utile per migliorare il lavoro di tutti. Molto spesso nelle piccole e medie organizzazioni, le persone tendono a ritenere che le riunioni siano un elemento inutile, visto che l’ambiente lavorativo è visto più come ambiente familiare e che quindi non richiede la necessità di un confronto collettivo perché tanto ci si parla già durante la giornata: questo è un pensiero sbagliato perché si rischia di fare come il gatto che si morde la coda senza mai giungere ad una conclusione.

È quindi necessario capire che certe volte occorre accostare l’ambiente lavorativo a quello militare o sportivo dove bisogna determinare “strategia” e “tattica” al fine di definire prima di tutto linee guida e poi operatività e parametri oggettivi per raggiungere l’obiettivo che ci si è prefissati. Andare senza uno schema su un campo di battaglia rischia di essere molto pericoloso: nell’ambiente lavorativo succede la stessa cosa. Il successo deriva dall’ottenimento di un certo risultato e questo succede quando il gruppo condivide idee e punti di vista che aiutano nel raggiungimento dell’obiettivo comune.

Cerchiamo quindi di capire insieme quali sono i punti forti e quelli deboli dell’utilizzo della riunione come strumento aziendale, chiarendo prima di tutto che l’errore più comune e grave che viene fatto è quello di gestire la riunione in maniera confusionale, tanto da non essere d’alcun aiuto per il raggiungimento dei risultati.