Generalmente parliamo di produttività quando riusciamo a compiere tutte le cose che ci siamo prefissate per quella giornata così da poterle depennare dalla nostra lista o dalla nostra agenda. Capita però che sono le piccole cose che non facciamo ad aiutarci e agevolarci nello svolgere i compiti più importanti.
Marina Khidekel. Chif Content Officer di Thrive Global ha raccolto e condiviso le testimonianze di alcuni membri della sua community, diversi per ruoli, professione e contesti, rispetto a quali sono le azioni che non fanno per riuscire a fare tutte le cose di rilevante importanza.

Controllare la posta elettronica al mattino

“Il mio primo compito della giornata non è più il controllo della posta elettronica. Trovo che non aiuti a mettere a fuoco le priorità, poiché la lettura delle mail spesso ti allontana dalle tue priorità giornaliere, ti allontana dalla rotta. Uso la prima ora della mia giornata lavorativa per pianificare, leggere o rivedere qualcosa che è importante per me e per progredire. Fa un’enorme differenza per la mia produttività e il suo beneficio dura per tutto il giorno” – Beverly Landasis, allenatore certificato

Dire sempre di si

“Una cosa che mi aiuta portare a termini i miei compiti quotidiani è non dire sempre di sì a tutto. So come inserire un gli elementi nel mio programma e ciò che non faccio è programmare oltre quello che so di riuscire a fare. Ad esempio, so che se un compito è correlato alla mia scrittura, lo faccio più velocemente e meglio prima delle 17.00. So anche che si tratta invece di una intervista o qualcosa che riguarda le mie azioni, le faccio solo tre o quattro volte alla settimana. Se si tratta di coaching, accetto solo un piccolo numero di nuovi clienti al mese. Questo mi aiuta a rimanere organizzato e produttivo” – Kristin Meekhof, autrice e wellnes coach

Sovraffollamento del calendario

“Non modifico troppo il mio tempo intenzionalmente. Pianifico prima la mia settimana lavorativa con appuntamenti e impegni aggiungendo attività di alto livello e che richiedono quindi un’importante quantità di tempo. Non riempio mai un segmento solo di 15 minuti perché tutto richiede più tempo di quanto pensi, in più avere questo intervallo di tempo nel mio programma mi dà respiro mentale, per evitare panico e ansia, o di sentirmi affrettato o tormentato, sensazioni che interferiscono con l’affrontare i compiti importanti” –Francine Tone, avvocato corte d’appello

Correre da un posto all’altro

“Ho smesso di correre. Mi stressa, quindi mi piace arrivare ovunque molto presto e sedermi tranquillamente in un’area della reception mentre aspetto l’inizio della riunione. Prendo sempre il treno precedente in modo da non essere stressato se ci sono ritardi. Ho anche smesso di programmare le cose back-to-back. Tutti questi passaggi contribuiscono a darmi un senso di benessere, aiutandomi a rimanere produttivo rispetto alle cose più importanti ossia: relazioni, clienti, salute e lavoro” – Fiona Parashar, consulente esperta di leadership

Essere ossessionati dai programmi

“Organizzo la mia giornata in anticipo, ma non mi focalizzo troppo su quanto programmato e non ho un atteggiamento rigido rispetto al programma. Questo mi aiuta a evitare di sentirmi agitato guardando continuamente il programma. Creo un piano esclusivamente per avere chiarezza rispetto a quante cose io possa fare in un giorno. Il mio mantra è “pianifica ma non ossessionarti”. – Aakriti Agarwal, psicologo organizzativo e allenatore

Vedere tutto come priorità

“Ero solito equiparare la produttività al controllo della mia lista di cose da fare, questo mi portava a sentirmi sempre sfinito e non riuscivo nemmeno a godermi il tempo della mia vita privata. Nell’ultimo anno ho iniziato invece a concentrami sulle prime due cose che dovevo fare quel giorno. Queste attività erano quelle prioritarie sia per il tempo che impegnavano sia per il loro impatto sul business. Una volta iniziato a concentrami sui miei primi due progetti giornalieri, mi sentivo più realizzato e alla fine di ogni giornata avevo ancora energie nel serbatoio “- Holly Fowler esperta di coaching e benessere

Controllare i feed sui social media

“Non guardo più i social media durante il giorno, e questo è stato il punto di svolta della mia produttività. Non guardo più Instagram, LinkedIn o Facebook a caso, e questo mi permette di non essere risucchiato dal buco nero del tempo “ – Jessica Williams, consulente di carriera

Fare più cose alla volta

“Non sono multitasking. Molti di noi sono ancora convinti del vantaggio di esserlo. Quando è il momento di completare un’attività, chiudo la posta elettronica, le finestre non essenziali sul mio pc, e silenzio il mio telefono. Queste azioni mi permettono di investire la mia concentrazione. solo verso il compito che sto facendo in modo da non disperderla in altro. Quando scegliamo di non essere multitasking, investiamo meglio il tempo, velocizziamo il nostro processo decisionale, risolviamo più in fretta i problemi e aumentiamo la creatività. Dopo circa 90 minuti di lavoro, noto che la mia concertazione inizia a svanire, così mi prendo una pausa e poi torno a fare quello che stavo facendo.” –James Petrossi, consulente aziendale e esperto di risorse umane

Saltare le routine mattutine

“Non esco dalla mia stanza al mattino prima di terminare la mia routin mattutina, che include la meditazione, lo studio, e una po’ di lavoro creativo. Le mie ore mattutine sono le più produttive, quindi solitamente mi alzo alle 04.00 del mattino e alle 09.00 sono pronto e concentrato. Così facendo, le prime ore che dedico al lavoro sono produttive e di alta qualità, e questo prepara la mia giornata per il successo”. – Bodam Taiwo, responsabile marketing

Paragonarsi o confrontarsi

“Non paragono più la mia produttività attuale con quella di qualcuno più giovane di me. Mi concentro sul momento. Man mano che sono diventata più consapevole e connessa alla mia missione, ho scoperto che è più importante il percorso che porta al raggiungimento dell’obbiettivo che la ricompensa. Vivere la vita con questa filosofia mi ha permesso di rimanere più concertata e di portare a termine i compiti più importanti.”. – Karen Quiros, educatrice e coach nell’ambito sanitario

Ognuna di queste testimonianze, fatte da persone cha vengono da parti del mondo diverse e hanno ruoli diversi evidenziano le abitudini che molti di noi hanno e che ritengono fondamentali, ma che spesso sono la causa invece del non riuscire a fare le cose più importanti.

Ricapitoliamole:

1. Smettere di controllare la posta elettronica come prima cosa da fare
2. Non dire sempre di si alle cose che possono essere proposte durante la giornata
3. Non sovraffollare l’agenda giornaliera o il calendario di attività
4. Non correre da un luogo all’altro frettolosamente
5. Non essere ossessionati dai programmi e più tolleranti verso i cambiamenti
6. Assegnare in modo corretto le priorità rispetto alle attività da svolgere.
7. Non investire tempo nel guardare senza una motivazione i social media
8. Non fare più cose alla volta
9. Non saltare le abitudini antecedenti al lavoro
10. Non paragonarsi con altri

Avere una corretta percezione di se stessi e la mente aperta al cambiamento di scenario ci permettere di avere atteggiamenti assonanti e affrontare lo stress che ogni cambiamento genera, sia esso positivo o negativo, in maniera proattiva, corretta e quindi produttiva.